ФАРМ-КОМПЛИТ: система автоматизации аптек и аптечных сетей

В данном модуле можно просмотреть и распечатать цены на препараты, включенные в перечень жизненно-важных лекарственных препаратов. Также реализована возможность просмотра запрещенных и разрешенных к продаже препаратов. Обновление производится путем загрузки свободно распространяемой информации РосЗдравНадзора из сети интернет.

Стандартный модуль по формированию товарных отчетов, а также выгрузка во внешний бухгалтерский комплекс.

Кассовый модуль позволяет производить реализацию товара как за наличный расчет, так и по безналичному расчету с использованием внешних банковских терминалов. Ведется учёт сроков годности товара. Реализована настройка разнообразной системы скидок:

• на товар;
• на группу товаров;
• на производителя;
• использование бонусных карт.

Продажа товара осуществляется вручную или в автоматическом режиме, с возможностью выбора товара:

• по цене;
• по части наименования;
• по коду товара;
• с использованием сканера штрих-кодов: работая с внутренним штрих-кодом, сформированным из кода товара или/и работая со штрих-кодом производителя, предварительно внесенного в справочник товаров.

Дает возможность просмотра ассортимента аптеки с сортировкой и фильтрацией по срокам годности, количеству, производителю, группе товаров, цене, принадлежности к ЖЗВЛС, серии. Также существует возможность выявления товаров с ограниченным сроком годности.

Возможность видеть остатки товаров во всех аптеках сети, как в отдельном модуле, так и в АРМ кассира.

Модуль для просмотра информации о движении товара, а также для формирования различных аналитических отчетов. Позволяет быстро рассчитать потребность аптеки в товаре, что в свою очередь позволяет качественно отслеживать большой ассортимент товара. Основу составляет предложение по среднему движению товара в подразделении.

Проведение инвентаризации в кратчайшие сроки, с автоматическим формированием инвентаризационной ведомости по остаткам товара и возможностью выбора товара:

• по цене;
• по наименованию;
• по коду товара;
• с использованием сканера штрих-кодов: работая с внутренним штрих-кодом, сформированным из кода товара или/и работая со штрих-кодом производителя, предварительно внесенного в справочник товаров.

Розничным торговым организациям предлагается масса программ и программных комплексов для автоматизации рабочего процесса от различных разработчиков. Все они удобны и просты в использовании, легко внедряются на местах. Практика показывает, что сотрудники аптеки принимают нововведения доброжелательно, и даже фармацевты пенсионного возраста легко адаптируются к новинкам. Возможности программного обеспечения колоссальны:

• учёт поступления и перемещения товаров от поставщиков и внутри филиальной сети;
• мгновенное проведение выборочной или сплошной инвентаризации – персоналу остается только сравнить фактическое количество медикаментов по каждой товарной позиции;
• ведение и учёт банковских и кассовых операций;
• автоматическое формирование заказов;
• автоматическое ценообразование;
• реализация товара по штрих-коду;
• управление ассортиментом;
• возможность одновременной работы с различными видами дисконтных программ, контроль и учет предоставленных скидок.

Этот список далеко не полон – на самом деле плюсы автоматизации любого торгового предприятия можно перечислять долго. Фармацевтическая отрасль предъявляет расширенные требования к автоматизации. Десятки тысяч зарегистрированных и широко реализуемых лекарственных средств, БАДов, товаров медицинского назначения, жесткие законодательные ограничения – всё это, на первый взгляд, делает автоматизацию невозможной, вынуждая пополнять штат новыми сотрудниками. Однако технологии развиваются, и разработчики ПО стремятся удовлетворить растущий спрос надежными и умными программами.

Программа автоматизации аптеки должна иметь значительно больше функций, нежели любого другого торгового предприятия. Что предлагают разработчики для фармацевтической отрасли?

Учёт медикаментов ведется по сериям, можно запрограммировать отдельный учет по условиям хранения или по другому признаку, к примеру, самостоятельный учет ЖВЛС, учет товаров обязательного ассортимента.

Программа автоматически контролирует сроки годности имеющихся в наличии медикаментов. Даже идеальный фармацевт не всегда успевает следить за этим – по старинке в аптеке велась тетрадь, куда записывались данные по срокам реализации на ближайший год. Чтобы составить этот список, приходилось вручную пересматривать каждую упаковку на витрине и в материальной комнате. Теперь все автоматизировано – компьютер может выдать перечень препаратов, которые нужно реализовать до конкретной даты.

В программу для автоматизации аптеки заложено несколько вариантов вычисления торговой надбавки – от оптовой цены, от цены завода-изготовителя, от зарегистрированной в государственном реестре цены. Компьютер позволяет выставить различные критерии выбора торговой наценки и контролирует ее на превышение предельно допустимой. К примеру, на ЖВЛС выставляется 20%, на БАДы 40%, на препараты закупочной стоимостью менее 10 рублей 30% – параметров может быть сколько угодно, их число зависит от сложности установленного ПО. И больше не нужно вручную заполнять протоколы согласования цен!

Автоматизация аптечной сети – не роскошь, а суровая необходимость, средство борьбы за повышение прибыли предприятия путем снижения численности персонала и экономии на заработной плате. Крупные единичные аптеки преследуют те же цели. Но зачем система автоматизации крошечному аптечному киоску?

Представьте себе маленький аптечный киоск в торговом комплексе, где работает один фармацевт. Постоянный поток покупателей, которым нужно уделить время – помочь выбрать препарат и проконсультировать по его применению. Привозит товар оптовая компания – фармацевт на время закрывает окошко, расписывается в накладных, а потом – не знает, работать ей с посетителями или разбирать свежепривезённый товар. Дилемма: начнешь разбирать товар – не будет выручки, будешь работать с клиентами – товар останется неоприходованным и нерасценённым.

Древнее решение – второй фармацевт, которому требуется выплачивать заработную плату. В современном аптечном киоске проблема решается иначе. Заявка отправляется на склад в электронном виде при помощи фармпрограммы, через некоторое время с оптового склада приходит подтверждение по наличию медикаментов и надлежащим образом оформленная электронная накладная. Программа автоматически приходует товар, рассчитывает розничную стоимость по каждой товарной позиции, составляет протокол согласования цен, формирует ценники, которые тут же распечатываются. Когда оптовая компания привезет заказанные медикаменты, на их вторичные упаковки останется лишь наклеить ярлычки.

Сегодня современная аптека характеризуется как предприятие с высоким товарооборотом, широким ассортиментом и правом самостоятельных закупок. Очевидно, что при планировании своей деятельности аптека должна иметь возможность оперативно обрабатывать информацию о движении товарных и денежных потоков. С внедрением систем автоматизации в работе аптек начался новый этап. Теперь невозможно представить работу аптечных предприятий без автоматизированной системы учета лекарственных средств.

Внедрение автоматизированных систем позволяет в режиме реального времени обеспечить: полный учет товаров, сопровождаемый необходимой финансовой документацией; контроль товарных остатков в любом отделе в любой момент времени; а так же возможность получать информацию о прибыли. Автоматизированный анализ движения товара обеспечивает оперативный доступ к разнообразным статистическим данным по продажам и закупкам товаров. Применение системы помогает оптимизировать закупки медикаментов: свести к минимуму товарный запас на складе, сохраняя при этом неснижаемые запасы медикаментов, рассчитать недельную потребность в лекарственных препаратах. Применение кассовых аппаратов с использованием штрихового кодирования в составе программного комплекса упрощает процесс отпуска лекарств и их учёта, значительно облегчает работу провизоров, повышает качество контроля и снижает затраты на ошибки персонала.

Применение кассовых аппаратов с использованием штрихового кодирования в составе программного комплекса упрощает процесс отпуска лекарств и их учета, значительно облегчает работу провизоров, повышает качество контроля и снижает затраты на ошибки персонала.

Если раньше путь товара от поставщиков до покупателей составлял несколько дней, то теперь этот путь сократился и составляет несколько часов. При введении комплексной автоматизации значительно увеличивается эффективность работы предприятия, сокращается время обслуживания покупателей, соответственно, увеличивается их проходимость, благодаря чему на 20% выростает товарооборот.

Применение программного комплекса значительно ускоряет проведение плановой инвентаризации и позволяет проводить ее в фоновом режиме, без остановки работы аптеки. Если раньше для проведения инвентаризации приходилось закрывать аптеку на несколько дней и вручную писать инвентаризационные ведомости в несколько экземплярах под копирку, то сейчас этот процесс занимает несколько часов. Еще одно достоинство - это проведение товарно-финансового анализа, который базируется на регулярных отчётах. Отчёты, формируемые системой, позволяют своевременно выявлять возможные ошибки, упрощать ведение бухгалтерского учета и предоставлять аналитическую информацию для руководителя аптеки. Любой отчёт можно составить в течение нескольких секунд.

Благодаря автоматизированной системе значительно ускорилась работа провизора-информатора. Теперь информация о наличии лекарственных препаратов и цены на них четко и оперативно поступает в центральную справку.

Одно из существенных достоинств системы – простота в использовании. Это позволяет провести обучение персонала аптеки без отрыва от работы при параллельном процессе настройки.

Опыт эксплуатации автоматизированных систем показывает, что пользователю требуется постоянное внимание со стороны разработчика, особенно на начальных стадиях внедрения. С этой целью постоянно работает "горячая" линия, по которой можно получить оперативную консультацию по работе системы в затруднительных ситуациях. Все мнения и пожелания пользователей учитываются в дальнейшей доработке и совершенствовании автоматизированной системы.

Автоматизированная система учета лекарственных средств призвана не только облегчить работу сотрудников аптеки, но и в конечном счете улучшить обслуживание покупателей.

Практически все эксперты отмечают увеличение товарооборота, сокращение издержек (например, при подготовке товаров к продаже), рост выручки и прибыли. Благодаря уменьшению доли рутинного труда и высвобождению времени сотрудников отпадает необходимость в увеличении штата, что так существенно при сегодняшнем кадровом дефиците. Кроме того, за счет формализации технологических процессов в подавляющем большинстве случаев улучшаются показатели продаж и динамика развития предприятия в целом; обороты вырастают на 10–40% (зафиксированы отдельные случаи 50%-ного прироста), увеличивается ассортимент лекарственных средств.

Наличие современной ИС, предполагающей прозрачность бизнес-процессов и контроль каждой операции двумя-тремя непересекающимися физически и сидящими в разных офисах людьми, является хорошим профилактическим средством от злоупотреблений. Конечно, полностью защититься от сговора невозможно, однако если люди знают, что их действия будут легко отслежены аналитиками и руководством, то найти желающих пошельмовать будет гораздо труднее. Что же касается обнаружения мошенничеств, то был опыт, когда в одной из розничных сетей, практически моментально были выявлены сотрудники, попытавшиеся использовать ошибочно введенную в систему скидку для “покупки” товаров по сверхвыгодным ценам.

Кроме того, посерийный учет и проверка забракованных серий, имеющиеся сегодня в каждой серьезной ИС для аптек, – важные функции, препятствующие попаданию на прилавки некачественного или фальсифицированного товара.

Наконец, и это особенно важно для аптечных сетей, существенно улучшается работа по планированию закупок и поставок, что отражается на динамике деятельности распределительного центра и отдельных торговых точек. Для аптек данная проблема особенно актуальна, поскольку они реализуют товар, имеющий сравнительно небольшие сроки годности.